Polityka prywatności freddie
Wersja 1.0 · opublikowana [DATA PUBLIKACJI]
freddie to asystent głosowy AI, który odbiera telefony w imieniu firm, odpowiada na pytania dzwoniących i umawia spotkania w kalendarzu firmy. Ta polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarzamy, po co, na jakiej podstawie, komu je powierzamy i jakie masz prawa. Dotyczy strony usefreddie.com i aplikacji app.usefreddie.com.
Wersja polska jest wiążąca. Wersja angielska ma charakter informacyjny.
1. Kto odpowiada za Twoje dane
Administratorem danych jest Jakub Wojdyło, osoba fizyczna prowadząca serwis freddie.
Kontakt we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych: kontakt@usefreddie.com
Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych, bo w naszym przypadku nie jest to wymagane.
Dwie role. W zależności od tego, czyje to dane, występujemy w jednej z dwóch ról:
- Jako administrator przetwarzamy dane osób odwiedzających stronę, użytkowników aplikacji (właścicieli i pracowników firm, które korzystają z freddie) oraz osób, które piszą do nas.
- Jako podmiot przetwarzający przetwarzamy dane osób, które dzwonią do firm korzystających z freddie. Administratorem tych danych jest firma, do której dzwonisz, a my działamy na jej zlecenie. Więcej w punkcie 6.
2. Jakie dane przetwarzamy jako administrator, po co i na jakiej podstawie
| Sytuacja | Dane | Cel | Podstawa prawna (RODO) |
|---|---|---|---|
| Odwiedzasz usefreddie.com | adres IP, typ przeglądarki, data i godzina, adres podstrony (logi serwera) | działanie i bezpieczeństwo strony | art. 6 ust. 1 lit. f — nasz prawnie uzasadniony interes, czyli utrzymanie strony i ochrona przed nadużyciami |
| Masz konto w aplikacji | adres e-mail, hasło (przechowywane wyłącznie w postaci skrótu), nazwa firmy, data utworzenia konta | logowanie i świadczenie usługi | art. 6 ust. 1 lit. b — umowa |
| Konfigurujesz asystenta | treści, które sam wprowadzasz: instrukcje dla asystenta, baza wiedzy, godziny pracy, rodzaje spotkań, numery telefonów, reguły wysyłki e-maili i SMS-ów | działanie asystenta zgodnie z Twoimi ustawieniami | art. 6 ust. 1 lit. b — umowa |
| Łączysz Kalendarz Google | patrz punkt 3 | sprawdzanie zajętości i zapisywanie umówionych spotkań | art. 6 ust. 1 lit. b — umowa |
| Piszesz do nas | adres e-mail, treść wiadomości i dane, które w niej podasz | odpowiedź i obsługa sprawy | art. 6 ust. 1 lit. f — nasz prawnie uzasadniony interes, czyli odpowiadanie na wiadomości |
Na stronie i w aplikacji nie używamy narzędzi analitycznych, reklamowych ani śledzących.
Podanie adresu e-mail i hasła jest potrzebne do założenia konta. Bez nich nie możemy świadczyć usługi. Pozostałe dane podajesz dobrowolnie, w zakresie, w jakim chcesz korzystać z danej funkcji.
3. Dane z Google
Tę część piszemy osobno, bo dostęp do Kalendarza Google to najbardziej bezpośredni wgląd w Twoje dane, jaki mamy.
Co pobieramy i po co. Łącząc kalendarz, prosisz Google o udzielenie nam poniższych uprawnień. Na ekranie zgody każde z nich możesz zaznaczyć albo odznaczyć osobno.
| Uprawnienie | Co dzięki niemu widzimy lub robimy | Po co |
|---|---|---|
openid, email | stały identyfikator Twojego konta Google i jego adres e-mail | żeby rozpoznać połączone konto i pokazać Ci jego adres w aplikacji |
calendar.calendarlist.readonly | listę Twoich kalendarzy: nazwę, informację, czy kalendarz jest główny, i Twoje uprawnienia do niego | żebyś mógł wybrać, które kalendarze asystent ma sprawdzać, a do którego zapisywać spotkania |
calendar.freebusy | wyłącznie przedziały czasu, w których jesteś zajęty — bez tytułów, opisów, miejsc i uczestników wydarzeń | żeby asystent nie proponował dzwoniącym terminów, w których masz już coś zaplanowanego |
calendar.events.owned | możliwość tworzenia, zmieniania i usuwania wydarzeń w kalendarzach, których jesteś właścicielem | żeby zapisać w Twoim kalendarzu spotkanie umówione przez asystenta, a potem je przesunąć lub odwołać |
Czego nie robimy. Nie czytamy treści Twoich wydarzeń: tytułów, opisów, miejsc ani list uczestników. Uprawnienia calendar.events.owned używamy wyłącznie do wydarzeń, które sami utworzyliśmy dla umówionych spotkań.
Co zapisujemy u siebie. Identyfikator i adres e-mail konta Google, listę Twoich kalendarzy wraz z Twoimi ustawieniami (które sprawdzać, do którego zapisywać), zakres udzielonych uprawnień oraz token dostępu. Token odświeżający, który pozwala nam działać bez ponownego logowania, przechowujemy zaszyfrowany (AES-256-GCM) w bazie danych w Unii Europejskiej. Przedziałów zajętości nie zapisujemy w bazie — pobieramy je z Google w chwili, gdy są potrzebne.
Co i komu przekazujemy.
- Z przedziałów zajętości obliczamy wolne terminy. Podczas rozmowy wolne terminy — same daty i godziny — przekazujemy asystentowi głosowemu, który działa na platformie ElevenLabs, żeby mógł je zaproponować dzwoniącemu.
- Gdy dzwoniący umówi spotkanie, zapisujemy w Twoim Kalendarzu Google wydarzenie: rodzaj spotkania, termin, imię dzwoniącego i — jeśli go podał — jego adres e-mail jako uczestnika.
- Nie przekazujemy danych z Google nikomu innemu, chyba że wymaga tego prawo.
Sztuczna inteligencja. Danych otrzymanych z Google nie używamy do trenowania, dostrajania ani ulepszania modeli sztucznej inteligencji — ani własnych, ani cudzych. Asystent korzysta z nich wyłącznie w trakcie rozmowy, do zaproponowania terminu.
Czego nigdy nie robimy z danymi z Google. Nie sprzedajemy ich. Nie używamy ich do reklam, w tym reklam spersonalizowanych. Nie przekazujemy ich brokerom danych ani pośrednikom. Nie używamy ich do oceny zdolności kredytowej. Osoby z naszego zespołu nie czytają tych danych, chyba że wyraźnie o to poprosisz (na przykład zgłaszając problem), wymaga tego bezpieczeństwo usługi (wykrycie nadużycia) albo obowiązek prawny.
Jak odłączyć kalendarz. W aplikacji wejdź w Kalendarz → Dostępność → Ustawienia i odłącz konto Google. Usuwamy wtedy od razu połączenie, listę kalendarzy i tokeny, a Google otrzymuje od nas żądanie unieważnienia dostępu. Dostęp możesz też odebrać bezpośrednio w Google, na stronie myaccount.google.com/permissions. Wydarzenia, które już zapisaliśmy w Twoim kalendarzu, zostają w nim — są Twoje.
Zgodność z zasadami Google. Korzystanie z danych otrzymanych z interfejsów API Google i przekazywanie ich do innych aplikacji odbywa się zgodnie z Zasadami dotyczącymi danych użytkownika w usługach Google API, w tym z wymogami ograniczonego użytkowania (Limited Use), oraz z Zasadami dotyczącymi danych użytkownika Google Workspace. Brzmienie oryginalne:
freddie's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. The use of information received from Google Workspace scopes will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements.
4. Komu powierzamy dane
Korzystamy z usług poniższych dostawców. Przetwarzają dane w naszym imieniu, na podstawie umów powierzenia, i wyłącznie w zakresie potrzebnym do działania freddie.
| Dostawca | Do czego | Jakie dane | Gdzie |
|---|---|---|---|
| Supabase | baza danych i logowanie | wszystkie dane aplikacji | Unia Europejska |
| Vercel | hosting strony i aplikacji | ruch sieciowy i logi serwera | aplikacja działa we Frankfurcie; firma z USA |
| ElevenLabs | asystent głosowy: rozpoznawanie mowy, model językowy, synteza mowy | numer dzwoniącego, nagranie i transkrypcja rozmowy, konfiguracja asystenta, wolne terminy | USA |
| Resend | wysyłka e-maili (np. podsumowań rozmów) | adres odbiorcy i treść wiadomości | USA |
| Twilio (Twilio Ireland Limited) | wysyłka SMS-ów | numer odbiorcy i treść wiadomości — nic więcej | Irlandia |
Dane możemy też ujawnić organom publicznym, jeśli wymaga tego prawo.
5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Część dostawców (ElevenLabs, Resend, Vercel) to firmy z USA, więc dane mogą trafiać do Stanów Zjednoczonych. Podstawą takiego przekazania są standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), a w przypadku dostawców certyfikowanych w ramach EU-US Data Privacy Framework — decyzja Komisji stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO). Twilio przetwarza i przechowuje dane w Irlandii, ale jego wsparcie techniczne może mieć do nich dostęp spoza EOG. Chronią je wtedy wiążące reguły korporacyjne Twilio i standardowe klauzule umowne. Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na adres z punktu 1.
6. Jeśli dzwonisz do firmy, która korzysta z freddie
Jeśli rozmawiałeś z asystentem freddie, administratorem Twoich danych jest firma, do której dzwoniłeś. My przetwarzamy je w jej imieniu i na jej polecenie.
- Na początku rozmowy informujemy, że rozmowa jest nagrywana i że rozmawiasz z asystentem AI.
- Jakie dane: numer telefonu, nagranie i transkrypcja rozmowy, a także dane, które podasz w rozmowie — na przykład imię, adres e-mail, temat sprawy, termin spotkania.
- Po co: żeby firma mogła obsłużyć Twoją sprawę — odpowiedzieć, umówić spotkanie, wysłać potwierdzenie e-mailem lub SMS-em.
- Jak długo: do 24 miesięcy od rozmowy, chyba że firma usunie dane wcześniej albo przestanie korzystać z freddie.
- Twoje prawa (punkt 8) realizujesz przede wszystkim u firmy, do której dzwoniłeś. Jeśli napiszesz do nas, przekażemy Twoją prośbę tej firmie i pomożemy ją wykonać.
Asystent prowadzi rozmowę i może umówić spotkanie, ale nie podejmuje wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne w rozumieniu art. 22 RODO.
7. Jak długo przechowujemy dane
| Dane | Jak długo |
|---|---|
| konto i konfiguracja asystenta | do usunięcia konta |
| połączenie z Kalendarzem Google | do odłączenia kalendarza albo usunięcia konta |
| dane osób dzwoniących (punkt 6) | do 24 miesięcy od rozmowy, krócej na żądanie firmy |
| logi serwera | krótko, w cyklu ustalonym przez dostawcę hostingu |
| korespondencja z nami | przez czas obsługi sprawy, a potem do upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń |
Po usunięciu konta usuwamy z bazy danych wszystkie dane Twojej firmy, w tym dane osób dzwoniących. W kopiach zapasowych dane mogą pozostać do czasu ich nadpisania.
8. Twoje prawa
Masz prawo:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
- sprostowania danych nieprawidłowych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przeniesienia danych, które nam przekazałeś, w formacie nadającym się do odczytu maszynowego,
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie,
- wniesienia skargi do organu nadzorczego — w Polsce jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.
Aby skorzystać z praw, napisz na kontakt@usefreddie.com. Odpowiemy w ciągu miesiąca. Na tej samej drodze możesz poprosić o usunięcie konta.
9. Pliki cookie
Używamy wyłącznie plików cookie niezbędnych do działania aplikacji, dlatego nie prosimy o zgodę na ich zapisanie:
- cookie sesji — utrzymują Cię zalogowanym w aplikacji,
- cookie połączenia kalendarza (
kalendarz_google_state,kalendarz_google_powrot) — chronią proces łączenia z Google przed podszyciem się i pamiętają, na którą stronę wrócić. Ważne 10 minut.
Nie używamy cookie analitycznych ani reklamowych.
10. Bezpieczeństwo
Połączenia ze stroną i aplikacją są szyfrowane (HTTPS). Tokeny dostępu do Google są szyfrowane w bazie danych. Dane każdej firmy są odizolowane od danych innych firm na poziomie bazy danych, a dostęp do nich w naszym zespole jest ograniczony do niezbędnego minimum.
11. Dzieci
freddie jest usługą dla firm i nie jest przeznaczony dla osób poniżej 16 roku życia.
12. Zmiany polityki
Gdy zmienimy tę politykę, zaktualizujemy datę na górze strony. O istotnych zmianach — na przykład o nowym celu przetwarzania albo zmianie administratora — poinformujemy użytkowników e-mailem lub w aplikacji przed ich wejściem w życie.